Lisäajan hakemus

Päivitetty viimeksi 15.12.2021 Sisu 2.6

Käyttöliittymä: Palveluhenkilö
Sijainti: Hakemukset ja pyynnöt
Välilehti: Asiointi
Roolit: Lisäajan käsittelijä, tutkinto-ohjelman vastuuhallintohenkilö

Lisäajan hakuprosessi Sisussa

Sisussa opiskelija näkee etusivullaan notifikaation, kun hänen opiskeluoikeutensa on päättymässä kuluvan lukukauden aikana. Lisäajan notifikaatio ohjaa opiskelijaa tekemään opintosuunnitelmansa ja sen ajoituksen kuntoon ennen kuin hän voi hakea lisäaikaa. Ks. Opiskelija → Hakemukset ja pyynnöt → Hakemukset ja pyynnöt → lisäajan hakeminen

Viesti opiskelijan lisäaikahakemusta menee opiskelijan opiskeluoikeuden koulutuksen tutkinto-ohjelmien vastuuhallintohenkilölle; kaksivaiheisessa koulutuksessa molemmille, jos molemmat ovat kesken.

Tutkinto-ohjelman vastuuhallintohenkilö (tai joku muu) tarkastaa lisäaikahakemuksen, mutta ei saa tehdä päätöstä. Hakemuksen saa käsitellä vain lisäaikojen käsittelijän käyttöoikeusroolilla.

Lisäajan hakemukseen voidaan antaa koulutuskohtaisesti ohjeet esim. liitteiden toimittamisesta. Tieto viedään koulutukselle kenttään ohjeet lisäajan hakemuksille. Opiskelija näkee ohjeen lähetettyään hakemuksen.

Hyväksytty päätös jatkaa samalla opiskeluoikeuden voimassaoloaikaa päätöksen mukaisesti. Lisäaikaa ei voi merkitä virhemerkinnäksi.

Koulutuksen perustietoihin voi viedä kenttään ohjeet lisäajan hakemiselle esim. aikataulusta tai liitteiden toimittamisesta. Opiskelija näkee kentän vasta lähetettyään hakemuksen (teknisistä syistä toteutettu näin).

Käyttöoikeudet

Tutkinto-ohjelman vastuuhallintohenkilö

• saa viestit lisäaikahakemuksista
• saa tarkastella hakemuksia, jos hänellä on lisäksi oikeus nähdä opiskelijan tietoja ja suunnitelmia, esim. käyttöoikeusrooli Opiskelijan ohjaustyö

Lisäaikojen käsittelijä

• saa käsitellä eli tehdä päätöksen lisäajan hakemukseen
• ei saa viestiä lisäaikahakemuksesta

Viestit

Lisäajan hakemuksesta viesti lähtee opiskeluoikeuden koulutuksen tutkinto-ohjelmien vastuuhenkilöiksi merkityille hallintohenkilöille.
Kaksivaiheisessa koulutuksessa viesti lähtee molempien tutkinto-ohjelmien vastuuhallintohenkilöille, jos opiskelija ei ole valmistunut alemmasta tutkinto-ohjelmasta.
Jos tutkinto-ohjelmalle ei ole merkitty vastuuhenkilöä, lähtee viesti tutkinto-ohjelman vastuuopettajalle. Jos tämäkin puuttuu, ei viestiä lähetetä. Tutkinto-ohjelmasta katsotaan nykyisen version tietoja.

Lisäajan käsittely

Lisäajan hakemukset voi hakea asioinnista rajaustekijällä hakemuksen tyyppi: lisäaikahakemus. Ensin aukeaa koostenäkymä, jossa palveluhenkilö näkee koosteena opiskelijan opiskeluoikeuden tiedot, käytetyt lukukaudet opintopistekertymineen, lisäajan suunnitelman sekä opiskelijan kirjalliset kootut selitykset ja perustelut lisäajalle. Koosteessa on linkit sekä opiskelijan suunnitelmaan että suorituksiin, jotka aukeavat eri välilehtiin, jotta niitä voi tarkastella samaan aikaan.

Hakemuksessa näytetään aiemmin myönnetyt lisäajat.

Kuluneissa lukukausissa näytetään miten opiskeluoikeuden läsnä- ja poissaolokaudet ovat jakautuneet sekä paljonko opintopisteitä on kertynyt keskimäärin per lukukausi. Suoritetut ja tutkintoon vaaditut opintopisteet esitetään myös tutkintotasoittain.

Lisäksi listataan opiskeluoikeuden kaikki lukukaudet ja niiden ilmoittautumisstatus sekä suoritetut opintopisteet (huom. kuvasta leikattu osa kausista pois, kuvassa eri tapaus kuin ylemmässä kuvassa).

Suunnitelluissa lukukausissa näytetään mikä on puuttuvien, suunniteltujen opintojaksojen suhde suoritettuihin opintopisteisiin. Lisäksi listataan opiskelijan ajoitukseen perustuva suunnitelma siitä, miten opiskelija aikoo tutkinnot suorittaa loppuun. Haitarista saa auki kunkin lukukauden ja sille suunnitellut opintojaksot. Suunnitellut opinnot -osiossa oleva tieto, on "jäädytettyä dataa", joka ei muutu opiskelijan muuttaessa opintosuunnitelmaansa, eli esim. jos hän siirtää ao. kuvassa olevaa Musiikkipsykologian ajoitustaan syksylle 2021. Hakemuksessa tiedot säilyvät sellaisena, kuin ne olivat hakuhetkellä.

Opintoluonnokset näytetään lisäaikahakemuksessa samalla tavalla kuin opintojaksot; opiskelijalla ei voi olla ajoittamattomia opintoluonnoksia. Opintoluonnos-teksti on koodin paikalla.

Sellaiset opintojaksot, jotka on ajoitettu useammalle lukukaudelle (esim. opinnäyte), näytetään viimeisimmillä lukukaudella, koska kokonaisuussuoritus on tulossa silloin.

Huom. jos suunnitelmassa on vaihtuvalaajuisia opintojaksoja, näytetään koostessa ko. vaihteluväli (esim. 5-10 op). Koosteessa ei siis huomioida opiskelijan valitsemaa suoritustapaa. Tämä johtuu siitä, että tässä käytetään ajoitusnäytön eikä opintosuunnitelman tietoa. Ajoitusnäytöllä näytetään opiskelijan suoritustapavalinnoista riippumatta opintojakson laajuus. Opintosuunnitelmassa taas näytetään opiskelijan suoritustapavalintojen mukainen laajuus. Tämän tiedon oikea päättely on teknisesti sen verran haastavaa, että päädyttiin sellaiseen ratkaisuun,  että lisäaikahakemuksen tarkastaja osaa katsoa hakemuksen kokonaisuutena ja tarvittaessa tarkistaa opiskelijan valinnat opintosuunnitelman puolelta.

Jos opiskelijalla on suunnitelmassaan sellaisia opintojaksoja, jotka hän on tehnyt ennen kuin opiskeluoikeus on alkanut, näytetään ne omalla rivillään ilman läsnäolotietoa.

Hakemuksen käsittely

Käsittele hakemuksesta pääsee hakemuksen käsittelyyn. Huom. hakemusta ei voi välitallentaa ja hyväksytty päätös vaikuttaa heti opiskeluoikeuden voimassaoloon. Lisäaikahakemukseen ei ole vielä mahdollista tehdä virhekirjausta.

Käsittelyssä ylimmässä haitarissa on hakemuksen tiedot eli kooste, jossa edelleen linkit sekä opiskelijan suunnitelmaan että suorituksiin.
Päätöksen tiedoissa täytetään ensin hallinnollisen tarkastuksen ja tarkastajan tiedot. Sisu täyttää tähän oletuksena hakemusta käsittelevän henkilön, mutta sen voi muuttaa.
Hallinnollisen tarkastuksen huomiot eivät näy opiskelijalle päätöksessä, vaan ovat sisäistä kommunikointia varten, mutta kannattaa toki muistaa, että opiskelijalla on oikeus nähdä kaikki itseään koskevat tallennetut tiedot.

Päätöksen voidaan tarvittaessa lisätä esittelijä ja esittelijän tiedot sekä lisätiedot lisäaikaan liittyen.
Hakemuksen käsittelyssä lisätyille henkilöille on annettava päätökseen titteli. Jos henkilölle ei ole viety Sisuun tittelitietoja valitaan arvo Muu ja kirjoitetaan avattavaan kentään henkilön titteli korkeakoulun virallisilla kielillä.

Lisäaikahakemuksen päätöksen tekijäksi (approvedBy) viedään päätökselle päätöksessä asetettu hyväksyjä (yo. kuvassa Dickey Tyson).
Se käyttäjä, joka konkreettisesti Sisussa käsittelee hakemuksen, viedään päätökselle käsittelijäksi (registeredBy).

Lisäaikaa voidaan myöntää 1-4 lukukautta. Jos opiskelijan opiskeluoikeus on voimassa, voidaan lisäaikaa myöntää alkamaan vain seuraavan lukukauden alusta. Jos opiskelijan opiskeluoikeus on ehtinyt päättyä, voidaan lisäaikaa myöntää joko kuluvasta tai seuraavasta lukukaudesta. Lisäaikaa ei siis ole mahdollista myöntää etukäteen tämän prosessin kautta, mutta paperihaun kautta sekin on mahdollista, ks. Opiskeluoikeuksien ohje → lisäajan myöntäminen.

Hyväksytty päätös lisää opiskelijan opiskeluoikeuden voimassaoloa myönnettyjen kausien verran. Opiskelija saa viestin hyväksiluvun päätöksestä.

Opiskelijan tiedot

Opiskeluoikeuden tiedoissa näytetään myönnetty lisäaika ja linkistä näkee päätöksen tiedot, josta voi siirtyä hakemukseen.

Myäs opintojen etenispalkissa näytetään lisäaika punaisella.

Paperihaku

Opiskelijalle voidaan kirjata lisäaikaa myös niin, että hakuprosessi tapahtuu Sisun ulkopuolella, jolloin vain tulos ja perusteet päätökselle kirjataan Sisussa suoraan opiskeluoikeuteen, ks.  ks. Opiskeluoikeuksien ohje → lisäajan myöntäminen.

Huomioita lisäajan hakuun

1. Jos tutkinnon rakenteessa on erillistä hyväksyntää vaativia kokonaisuuksia, voi opiskelija hakea lisäaikaa, kun on hakemuksen tehnyt; hakemuksen ei tarvitse olla hyväksytty. Hakemus ei näy käsittelijälle suoraan hakemuksessa, mutta näytetään opintosuunnitelmassa.

2. Toistaiseksi jos opiskelijan tutkinto-ohjelma on henkilökohtaistettu ja opiskeluoikeus on ehtinyt päättyä, menee opintosuunnitelma sääntöjen vastaiseen tilaan, eikä opiskelija voi hakea lisäaikaa. Näissä tapauksissa täytyy käyttää paperihakua, kunnes toiminnallisuus on korjattu.